Persónuverndarstefna VEXXA Work

Ábyrgðaraðili er sá sem ákveður tilgang og aðferð við vinnslu persónuupplýsinga. VEXXA Work er því ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga sem notendur skrá í kerfi félagsins. Ákveði notendur að sækja um starf verður fyrirtækið sjálfstæður ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem það ákveður að vinna, s.s. með því að afrita persónuupplýsingar í kerfi sitt.

VEXXA Work er ábyrgðaraðili vinnslu persónuupplýsinga sem notaðar eru til samsvörunar, síunar og stigagjafar á prófílum í hæfileikabanka. Eftir að hæfnibjóðendur samþykkja boð hæfnileitenda um tiltekið starf tekur við umsóknarferli og eru hæfnileitendur eftir það ábyrgðaraðilar vegna þeirra persónuupplýsinga sem þeir ákveða að vinna með.

Notendur veita VEXXA Work sjálfir persónuupplýsingar með skráningu í kerfið, annað hvort í appi eða á vefsíðu félagsins. Í sumum tilvikum, einkum þegar um er að ræða starfsmenn fyrirtækja, kunna stjórnendur að búa til aðgang fyrir starfsmenn sína og er þá gert ráð fyrir því að skráning byggi á samþykki eða starfssamningi þeirra aðila.

VEXXA Work safnar og vinnur með persónuupplýsingar notenda sem nauðsynlegar eru svo unnt sé að tengja saman fólk og fyrirtæki. Eftirfarandi persónuupplýsingum kann VEXXA Work að safna um notendur:

3.1 Upplýsingar sem notendur skrá sjálfir.

3.1.1 Kenniupplýsingar: Nafn, heimilisfang, símanúmer og netfang.

3.2 Upplýsingar um umsækjendur.

3.2.1 Upplýsingar sem notendur setja í ferilskrá/kynningarbréf: Til dæmis upplýsingar um menntun, fyrri störf, tungumálakunnáttu, meðmælendur o.þ.h.

3.2.2 Samskiptaupplýsingar: Upplýsingar um samskipti þín við VEXXA Work og/eða starfsmenn fyrirtækja vegna lausra starfa.

3.2.3 Ráðningarupplýsingar: Ráðningardagur, starfshlutfall og aðrar upplýsingar sem fyrirtæki kunna að óska eftir í ráðningarferli.

3.3 Upplýsingar vegna hæfileikabanka.

3.3.1 Til viðbótar við að fylla út prófílinn sinn veita hæfnibjóðendur upplýsingar um óskir tengdar starfi, s.s. hæfni, starfskjör, starfsaðstæður og ferilskrá (hafi hún ekki áður verið tengd við prófíl).

3.3.2 VEXXA Work notar ofangreindar upplýsingar til að para saman hæfnibjóðendur og hæfnileitendur á eftirfarandi hátt:

3.3.2.1 Fyrst eru upplýsingarnar síaðar út frá upplýsingum sem hæfnibjóðendur hafa veitt í prófíl. Persónuupplýsingar eins og aldur, kyn, þjóðerni eða trúarbrögð eru ekki notaðar til að para hæfnibjóðendur og starfslýsingar.

3.3.2.2 Í kjölfarið eru upplýsingar hæfnibjóðenda sem stóðust fyrstu síun sendar í gervigreindarþjónustu þriðja aðila sem les, gefur einkunn og parar saman upplýsingar hæfnibjóðenda og starfslýsingar.

3.3.2.3 Gervigreindin metur viðeigandi þætti, s.s. menntun og starfsreynslu, og velur hóp hæfnibjóðenda í samræmi við niðurstöðurnar. Hæfnibjóðendur sem valdir eru fá boð um að lýsa yfir áhuga á því að sækja um tiltekið starf. Hæfnileitendur fá í kjölfarið aðgang að prófílum þeirra sem valdir eru, en ekki annarra.

VEXXA Work notar vafrakökur til að greina umferð á vefsíðu sinni og appi. Við skráum t.d. fjölda síðna sem þú ferð inn á, hve lengi þú ert inni á síðunni, hvaða síður eru skoðaðar, endurteknar komur á síðu o.s.frv. Nánar er um þetta vísað til vefkökustefnu VEXXA Work.

Upplýsingar um athæfi þitt í kerfinu: Þegar þú notar VEXXA Work, hvort sem er gegnum app eða vefsíðu, fáum við upplýsingar s.s. um yfirlit starfsumsókna þinna, skilaboð milli þín og vinnuveitenda, stöðu umsókna þinna og vistuð störf.

Upplýsingar um tæki þitt: Ef við fáum tilkynningu um tæknileg frávik eða beiðni um aðstoð fáum við upplýsingar um útgáfu appsins, tækið þitt, stýrikerfi og vafra, auk annarra upplýsinga sem okkur eru nauðsynlegar til þess að laga villur í hugbúnaði og bæta vörur okkar og þjónustu.

Við notum IP-tölu tækis þíns til að vernda okkar lögmætu hagsmuni og til þess að leysa úr tæknilegum frávikum.

Aðrar upplýsingar: VEXXA Work kann að vinna með aðrar upplýsingar um þig sem eru nauðsynlegar svo félagið geti sinnt þjónustu sinni eða gætt lögmætra hagsmuna og er framangreint því ekki tæmandi.

Tilgangur VEXXA Work með vinnslu persónuupplýsinga er að veita notendum þjónustu á vefsíðu/appi félagsins og felst vinnslan meðal annars í því að:

1. Auðkenna notendur við innskráningu í VEXXA Work kerfið.
2. Safna viðeigandi upplýsingum um notendur sem þeir skrá sjálfir í prófíl eða er í fylgigögnum í prófíl, s.s. ferilskrá og kynningarbréf, svo fyrirtæki fái fullnægjandi upplýsingar til að meta umsóknir og umsækjendur geti aukið líkur á því að fá starf sem þeir hafa áhuga á.
3. Safna viðbótarupplýsingum, sbr. ákvæði 3.3.1, fyrir hæfileikabanka til þess að geta parað saman hæfnibjóðendur og hæfnileitendur með síum og gervigreind.
4. Eiga samskipti við þig og gera þér kleift að eiga samskipti við aðra notendur VEXXA Work.
5. Þróa vörur okkar og þjónustu.
6. Sinna markaðs- og kynningarstarfi fyrir VEXXA Work, s.s. með rafrænu fréttabréfi um þjónustu okkar og tilkynningum um fyrirhugaðar breytingar eða umbætur.
7. Framkvæma tölfræðilega greiningu, svo sem þegar nýrri þjónustu er bætt við eða til þess að bæta núverandi þjónustu.

VEXXA Work vinnur persónuupplýsingar á grundvelli samþykkis notenda og til þess að efna við þá samning. Persónuupplýsingar geta einnig verið unnar svo okkur sé unnt að sinna lagalegum skyldum og gæta lögmætra hagsmuna okkar eða þriðja manns, s.s.:

• að hafa samband við þig vegna gagnkvæms viðskiptasambands, þ.m.t. beinnar markaðssetningar;
• að bæta þjónustu okkar;
• að lagfæra villur sem koma upp við notkun þjónustu okkar;
• að tryggja öryggisafrit og endurheimt kerfa og gagna þegar kerfi bila;
• að verja réttarkröfur VEXXA Work og viðskiptavina okkar;
• að meta gæði þjónustu okkar á grundvelli ánægjukannana sem þú svarar;
• að meta árangur markaðssetningar sem þú hefur komið að og
• að tryggja skilvirka viðskiptamannaþjónustu og framkvæmd vinnu.

VEXXA Work leggur áherslu á öryggi persónuupplýsinga bæði með skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum. Kerfið er hannað með öryggi og persónuvernd í huga. Notendur skrá sjálfir persónuupplýsingar sínar og geta hvenær sem er skráð sig inn og eytt eða breytt upplýsingum á prófílnum sínum.

Við leitumst við að gæta þess að hugbúnaður sem við notum frá þriðja aðila uppfylli skilyrði laga um vinnslu persónuupplýsinga. Þá metum við áhættuþætti upplýsingaöryggis og grípum til ráðstafana ef þörf er á, m.a. með aðgangsstýringu, vinnslusamningum, netöryggislausnum og þagnar- og trúnaðarskyldu starfsmanna.

Verði öryggisbrestur fylgjum við fyrirfram ákveðnum ferlum, s.s. að tilkynna til Persónuverndar, og ef öryggisbresturinn leiðir af sér mikla áhættu fyrir réttindi og frelsi einstaklinga munum við upplýsa þig um hann.

Ef þú telur að persónuupplýsingar þínar séu í hættu, að einhver hafi komist yfir lykilorðið þitt eða aðrar upplýsingar, ertu vinsamlegast beðinn um að hafa samband við okkur á info@vexxawork.com.

Þegar umsækjendur sækja um störf eru persónuupplýsingar þeirra afhentar starfsmönnum fyrirtækja sem auglýsa starfið, hvort heldur sem er á Íslandi eða erlendis. Þá eru persónuupplýsingar hæfnibjóðenda afhentar hæfnileitendum þegar þeir eru paraðir við starfslýsingar, lýsa yfir áhuga á tilteknu starfi og eru valdir áfram. Starfsmenn VEXXA Work hafa einnig aðgang að persónuupplýsingum notenda eins og þörf krefur starfsins vegna.

Í hæfileikabanka sendum við upplýsingar hæfnibjóðenda í gervigreindarþjónustu þriðja aðila sem parar saman upplýsingar hæfnibjóðenda og starfslýsingar, sbr. umfjöllun í kafla 3. Þriðju aðilar sem veita okkur slíka þjónustu teljast vinnsluaðilar og er gerður sérstakur vinnslusamningur við þá.

Í þeim tilgangi að þróa og styðja við þjónustu okkar kunnum við að veita þróunaraðilum, þjónustuaðilum vegna viðhalds og stuðnings, markaðsþjónustu og skýjaþjónustuveitendum aðgang að persónuupplýsingum notenda. Framangreindir aðilar eru vinnsluaðilar fyrir VEXXA Work og gerum við við þá sérstaka vinnslusamninga.

Persónuupplýsingar þínar kunna einnig að vera fluttar til lögfræðiráðgjafa okkar vegna samningsgerðar eða lausnar ágreiningsmála og til ytri endurskoðunar- og skattaráðgjafa. Í slíkum tilvikum grípum við til viðeigandi ráðstafana til þess að tryggja öryggi persónuupplýsinga.

Við gætum þess að vinnsla persónuupplýsinga þinna eigi sér stað innan aðildarríkja Evrópska efnahagssvæðisins eða ríkja sem teljast veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd skv. auglýsingu Persónuverndar.

Þessu til viðbótar kunnum við að afhenda yfirvöldum eða öðrum persónuupplýsingar ef slíkt byggir á lagaskyldu, ákvæðum í samningum eða lögmætum hagsmunum okkar eða þriðja manns.

VEXXA Work vinnur með persónuupplýsingar þínar á meðan það er nauðsynlegt og málefnalegt til að ná því markmiði sem að er stefnt með vinnslunni, eða ef lagaskylda eða lögmætir hagsmunir VEXXA Work eða þriðja manns krefjast þess.

Notendur geta sjálfir valið að taka út/eyða persónuupplýsingum á eigin prófíl hvenær sem er. Ákveðir þú að gera það hverfa upplýsingarnar strax af vefsíðu/appi VEXXA Work en við geymum þær í gagnagrunni okkar í þrjátíu daga til viðbótar svo unnt sé að endurheimta þær, t.d. ef þeim var eytt fyrir mistök. Að þrjátíu dögum liðnum er upplýsingunum eytt úr gagnagrunni og er þá ekki hægt að sækja þær aftur.

Ef þú tekur þátt í hæfileikabanka eru upplýsingar um pörun með gervigreind geymdar í þrjá mánuði svo okkur sé kleift að viðhalda gagnsæi og sanngirni, t.d. til þess að geta brugðist við beiðnum um aðgang að upplýsingum um pörun eða athugasemdum.

Ef þú gerir hlé á þátttöku í hæfileikabanka verða viðbótarupplýsingar áfram geymdar, en upplýsingar þínar verða ekki notaðar til þess að finna samsvörun.

Ef þú eyðir þátttöku þinni í hæfileikabanka verður viðbótarupplýsingum varanlega eytt, nema sérstök ástæða sé til annars.

VEXXA Work eyðir persónuupplýsingum þínum ef (i) ekki er lengur nauðsynlegt að geyma þær í þeim tilgangi sem þeirra var aflað, (ii) vinnslan er ólögmæt, (iii) þú andmælir vinnslunni og ekki eru fyrir hendi lögmætar ástæður sem ganga framar rétti þínum, (iv) slíkt ber að gera samkvæmt lagaskyldu eða (v) þú hefur afturkallað samþykki þitt.

Í sumum tilvikum kann þó að þurfa að geyma einhverjar persónuupplýsingar lengur, einkum ef við þurfum á þeim að halda til að vernda lögmæta hagsmuni okkar eða vegna lagaskyldu. Í slíkum tilfellum geymum við aðeins þær upplýsingar sem eru nauðsynlegar og eyðum þeim eins fljótt og auðið er.

Persónuverndarlöggjöfin veitir skráðum einstaklingum ýmis konar réttindi, m.a. til fræðslu og upplýsinga um það hvort og hvernig við vinnum með persónuupplýsingar þínar. Slík réttindi geta þó verið háð takmörkunum sem leiða m.a. af lögum, hagsmunum annarra eða lögmætum hagsmunum VEXXA Work.

Ef ekki er um að ræða takmarkandi aðstæður verður VEXXA Work við beiðnum varðandi neðangreind réttindi þér að kostnaðarlausu, nema beiðni sé tilefnislaus eða óhófleg. Nauðsynlegt er fyrir einstaklinga að sanna á sér deili þegar þeir óska eftir að neyta réttinda sinna.

10.1 Aðgangsréttur og flutningsréttur

Þú átt rétt á að fá upplýsingar um hvort VEXXA Work vinnur persónuupplýsingar um þig og rétt til aðgangs að þeim upplýsingum. Þegar upplýsingar eru unnar á grundvelli samþykkis eða samnings áttu rétt á að fá afhentar upplýsingar sem þú hefur sjálf/ur látið okkur í té og getur óskað eftir að þær verði sendar beint til annars ábyrgðaraðila ef það er tæknilega mögulegt.

10.2 Réttur til leiðréttingar og eyðingar

Í flestum tilvikum geta notendur sjálfir leiðrétt og eytt persónuupplýsingum sínum í VEXXA Work kerfinu, en í þeim tilvikum sem það á ekki við getur þú óskað eftir því að rangar eða óáreiðanlegar upplýsingar séu leiðréttar. Í ákveðnum tilvikum getur þú átt rétt til þess að tilteknum persónuupplýsingum sé eytt.

10.3 Réttur til að andmæla eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga

Þú átt rétt á að andmæla vinnslu persónuupplýsinga vegna sérstakra aðstæðna þinna þegar þær eru unnar á grundvelli lögmætra hagsmuna. Jafnframt áttu rétt á að andmæla vinnslu vegna beinnar markaðssetningar og þá verður vinnslu í slíkum tilgangi hætt. Þú getur einnig við tilteknar aðstæður farið fram á takmörkun á vinnslu.

Hæfileikabanki felur í sér sjálfvirka vinnslu með síum í VEXXA Work og gervigreindarþjónustu þriðja aðila sem parar saman upplýsingar hæfnibjóðenda og starfslýsingar. Endanlegar ráðningarákvarðanir eru teknar af starfsmönnum hæfnileitenda.

Niðurstöður eru geymdar í þrjá mánuði og hægt er að fara yfir þær til að veita skýringar ef óskað er eftir. Hafðu samband á info@vexxawork.com. Hafi notandi eytt gögnum sínum úr hæfileikabanka er ekki hægt að veita þessar upplýsingar.

Hafir þú fyrirspurnir eða athugasemdir sem varða vinnslu persónuupplýsinga hjá VEXXA Work er hægt að senda tölvupóst á info@vexxawork.com. Þú átt einnig rétt á því að kvarta til Persónuverndar komi upp ágreiningur um meðferð persónuupplýsinga þinna. Við vonum hins vegar að þú leitir til okkar fyrst svo við getum aðstoðað þig. Kjósir þú að snúa þér beint til Persónuverndar getur þú sent tölvupóst á postur@personuvernd.is.

VEXXA Work áskilur sér rétt til þess að endurskoða og breyta persónuverndarstefnu sinni eins og þörf krefur svo hún endurspegli vinnslu persónuupplýsinga á hverjum tíma. Breytingar eru tilkynntar á vefsíðu/appi VEXXA Work.